Casos de Exito: Instituto Crecer

Hace casi un año el Instituto Crecer de la ciudad de Rosario, nos dio la oportunidad de demostrarles los potenciales y las bondades de HISTRIX.

CRECER es una prestigiosa institución de nuestra ciudad Dedicada al Tratamiento de Discapacidades Múltiples.

Este cuenta con 3 sedes repartidas en puntos estratégicos de la ciudad, a su vez cuenta con un plantel de profesionales y personal dedicado a la atención integral de sus concurrentes.

El primer contacto con la Institución se dio debido a su problemática para administrar los relojes de personal que poseen en cada sede y concentrar todo el movimiento de fichaje del personal en un solo lugar. Hasta ese momento este circuito era realizado de manera muy poco eficiente, debiendo utilizar dispositivos del tipo Pen Drive, envío de correos electrónicos de los reportes, o incluso comunicaciones telefónicas.

Desde el punto de vista tecnológico si bien las 3 casas cuentan con conexión a internet, los sistemas de relojes no estaban sincronizados ni tampoco la información era centralizada o tratada de alguna manera.

Nuestra primera propuesta y demostración fue nuestro Sistema de Recursos Humanos, que permite centralizar en HISTRIX todas las fichadas de los relojes de personal que puedan encontrarse en una empresa.

A medida que avanzaba el relevamiento de la problemática de la Institución, se llego a la conclusión que todo debía estar conectado y centralizado para que la persona responsable de realizar la liquidación de sueldo del personal pudiera desde un solo lugar realizar las consultas de las fichadas que se realizaran en cualquiera de las sedes.

El personal profesional rota entre las sedes por lo que una misma persona puede marcar en cualquiera de las sedes.

Gracias a que HISTRIX opera de manera centralizada, se creo un proceso que envía mediante internet, de manera segura, la información recolectada por los relojes al servidor central HISTRIX, logrando así la conexión de todos los relojes y la sincronización de las fichadas del personal de manera instantánea.

Esto también resulto ser un éxito a nivel de control y manejo de la institución ya que mediante una simple consulta se puede saber que personal esta en que sede, o si ya se ha retirado o estuvo ausente.

Recolectando Información no tradicional.

Otro de los inconvenientes que nos expresaba la institución, era la gran cantidad de formularios, papeles, planillas, informes, certificados y demás documentos que se manejan por cada concurrente. Los profesionales de esta institución se encargan de llevar un estricto control de cada uno de ellos de forma diaria por lo que se genera gran cantidad de información tanto digital como en papel.

Cada concurrente posee informes de distintos tipos como por ejemplo:

– Médicos
– Sociales
– Nutricionales
– Actividades

A su vez se necesitaba llevar un registro de todos los documentos que son necesario para presentar a los organismos de control, como así también a las obras sociales.

Hasta ese momento la única manera de consultar información actual o histórica acerca de un concurrente era en la sede central y buscando en las carpetas físicas del concurrente.

Aquí fue donde pudimos explotar todo el potencial de HISTRIX en lo que fue el manejo de información no tradicional dentro de un sistema de gestión.

Los sistemas de gestión habituales que utilizan las PyMES, no incluyen herramientas que permitan la rápida y fácil adaptación de procesos administrativos en donde estén involucrados documentos que no precisamente sean de carácter comercial.

Por otro lado los sistemas que pudieran haber sido capaces de manejar este tipo de información, son generalmente usados en Sanatorios u otro tipo de instituciones, que no tienen que ver con esta actividad específica.

Otro gran inconveniente que se presentaba era la doble carga o la no estandarización de algunos procesos. Por ejemplo cada profesional (Psicólogo, Asistente Social, Nutricionista,etc) debía confeccionar sus informes a mano o quizá en un archivo de procesador de texto, que luego debía imprimir, o entregar a otra persona para que lo archivara o presentara.

Muchas veces esos informes eran confeccionados con versiones de Procesadores de textos incompatibles con los que había en la institución o había que transportarlos en pen drive o enviarlos por fax o correo electrónico.

Comenzando con un relevamiento de los tipos de documentación e informes que se manejaban en la institución, al cabo de algunos meses ya se contaba con todo un circuito que permitía la carga de toda la información dentro de la base de datos y así tener relacionado dentro del sistema de gestión, sus usuarios (tanto los profesionales como el personal administrativo), sus concurrentes, y la información histórica de los mismos.

Ahora es posible la carga y consulta de información desde cualquiera de sus sedes permitiendo así brindar un mejor clima de trabajo y aumentar la disponibilidad de la información y la celeridad de los procesos y la eliminación de los vicios establecidos en las modalidades de trabajo anteriores.

Para finalizar esta implementación por ultimo se procedió a la migración de los circuitos administrativos y contables los cuales se venían realizando con un sistema que si bien era suficiente para su momento, no acompaño el crecimiento y las nuevas necesidades de la institución.