El error de usar Excel para administrar la empresa

Excel es un excelente programa para realizar cálculos, sus méritos están a la vista. Nueve
de cada diez personas lo utilizan en su oficina, por su fácil manejo, rapidez, diseño y
resultados que aporta. Pero también más de una vez se vuelve lento y se satura o comienza
a dar mensajes de error ininteligibles.
La primera versión de Excel fue lanzada para Macintosh en 1985, y para Windows en 1987.
Ya en 1993 aparece dentro del Office. Quizás sea el programa más grande y poderoso que
se haya creado para empresas, pero tiene algunos bemoles. Según James Kwak, profesor
de economía de la Universidad de Connecticut, el gran Banco J. P. Morgan perdió miles de
millones de dólares por un error de copia y pega en una hoja de Excel.
Excel es fácil de usar, ya que no es necesario saber de programación para utilizarlo.
Cualquier empleado de una empresa puede usarlo, con pocas explicaciones de manejo.
Pero, si se comete un error, se genera un problema difícil de resolver.
Problemas frecuentes de Excel al administrar una empresa
● Para configurar una hoja de cálculo se requiere de planificación. Organizar el
registro de ingresos y gastos lleva demasiado tiempo y con Excel se pueden sumar
contratiempos.
● Una vez organizado lo anterior, Excel no es lo suficientemente “flexible” para re
configurarlo.
● Cuando se trabaja con gran cantidad de datos, Excel presenta el problema que si se
combinan varias hojas de cálculo o se incluyen scripts, Excel se sobrecarga.
● Si se manejan decenas de miles de registros y se usan fórmulas, se pondrá lento.
● Es propenso a cerrarse por errores inesperados y esto muchas veces genera
pérdidas en la información, e incluso se puede llegar a perder el archivo completo.
● Al ser un archivo accesible, puede ser editado e incluso borrado sin autorización.
● Excel no tiene incorporado un sistema relativo a la legislación fiscal del país en que
se use.
● Comparado con programas para contabilidad de empresas, Excel es más barato,
pero muchísimo más lento.
● Si la empresa maneja inventarios, no es el programa ideal para administrar los
mismos.
● Si un cliente tiene por ejemplo tres correos electrónicos, se deberá agregar una
columna por cada dirección de correo, lo que hará un archivo muy grande.
● Las opciones de seguridad e información son limitadas, es muy fácil equivocarse con
alguna tecla, y accidentalmente cambiar una información que puede costar caro, si
el error no se detecta a tiempo. Por ello es conveniente tener una copia de respaldo.

● Si se administra un gran caudal de datos, la hoja de cálculo puede crecer de tal
forma que se vuelve impráctico manejarla. Cuando se ingresan miles de registros,
los mismos se vuelven difíciles de ver y organizar.
Excel es una gran herramienta, pero no es una base de datos para administrar una
empresa. Para ello existen programas que fueron creados exprofeso para llevar en forma
organizada la contabilidad. Es más económico, pero si se lo compara con el tiempo que
consume utilizarlo, no es tanto el ahorro.
La decisión de utilizar un software de gestión ofrece grandes ventajas. Soluciones que
mejoraran el minuto a minuto de la administración de una empresa. Optimiza la
productividad y reduce los tiempos incrementando así los beneficios. Un software de
gestión es totalmente personalizable de acuerdo a las necesidades de la empresa. Tareas
como la facturación o el control de stock pueden ser automatizados facilitando su desarrollo.
Al reducir ciertos tiempos se aumenta la productividad. Hacer copias de seguridad y guardar
datos en una nube son características imprescindibles para los tiempos que corren y un
software de gestión brinda éstos beneficios. Resumiendo, la decisión es acertada y
favorece el desarrollo de una empresa.
El problema más importante a considerar, es lo ya mencionado, que no tiene en cuenta la
legislación fiscal del país relacionado. Es imprescindible considerar este detalle si
trabajamos con Excel, porque el programa no avisa ni tiene cargados los datos necesarios
relacionados con el tema. Esto no sucede si utilizamos un programa on line. Incluso, el
mismo, adiciona la ventaja que al estar siempre conectado, se actualiza constantemente.